IDENTIFICATION DE L'ENTREPRISE
Doctor Anytime Belgium SRL
Chaussée de Wavre 1100/6
1160 Auderghem
Numéro BCE : 0643.899.757
ARTICLE 1. APPLICABILITÉ DES CONDITIONS GÉNÉRALES ET DÉFINITIONS
1.1. Les présentes conditions générales d'abonnement (ci-après les « Conditions Générales » ou « les présentes ») sont applicables au Contrat conclu entre, d'une part, Doctor Anytime Belgium SRL (ci-après « Doctoranytime ») et, d'autre part, tout professionnel des soins de santé, personne physique ou morale (ci-après le « Praticien »), qui souscrit un abonnement au logiciel eBuddy au moyen d'un devis signé électroniquement.
Doctoranytime et le Praticien sont communément appelés les « Parties » lorsqu'ils sont désignés ensemble, chacun étant individuellement désigné une « Partie ».
1.2. Le logiciel eBuddy est exclusivement destiné aux Praticiens agissant dans le cadre de leur activité professionnelle, et qui sont donc des entreprises au sens de l'article I.1, 1°, du Code de droit économique. Le Praticien le confirme en signant le devis. Les dispositions du Code de droit économique propres aux consommateurs ne s'appliquent pas au Contrat.
1.3. Dans les présentes, les termes suivants ont le sens indiqué ci-dessous :
« Annexe sous-traitance » : l'accord de sous-traitance au sens de l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »), conclu entre le Praticien et Doctoranytime ;
« Compte » : l'environnement eBuddy attribué au Praticien et accessible à ses utilisateurs au moyen d'identifiants personnels ;
« Conditions Particulières » : le devis signé électroniquement par le Praticien et par Doctoranytime, qui précise notamment le package, les modules, le nombre d'utilisateurs, le prix, la durée ainsi que les modalités de facturation ;
« Date d'activation » : la date à laquelle Doctoranytime notifie au Praticien, par e-mail, que son Compte est ouvert et que l'ensemble des modules du package souscrit est utilisable ;
« Données du Praticien » : l'ensemble des données encodées, importées ou générées dans eBuddy par le Praticien et les utilisateurs de son Compte, y compris les données de ses patients ;
« Partenaire technologique » : SYLHO GROUP SRL, dont le siège est établi avenue du Prince de Ligne 46, 1180 Uccle, inscrite à la BCE sous le numéro 0681.618.703 (ci-après, « DoctorManager ») qui édite le logiciel eBuddy.
1.4. Le Contrat est composé, par ordre de priorité décroissant, de : (i) l'Annexe sous-traitance, pour tout ce qui concerne la protection des données à caractère personnel ; (ii) les Conditions Particulières ; (iii) les présentes Conditions Générales.
1.5. eBuddy repose sur le logiciel DoctorManager, édité par le Partenaire technologique. Le Contrat régit seul les relations entre Doctoranytime et le Praticien relatives à eBuddy. Aucune autre condition générale ou condition d'utilisation, notamment celles qui seraient présentées au Praticien ou à ses utilisateurs lors de la création du Compte ou de la première connexion, ne peut modifier le Contrat ou y déroger.
1.6. En signant les Conditions Particulières, le Praticien accepte les présentes Conditions Générales, dont il a pu prendre connaissance avant sa signature. Ses propres conditions générales ou d'achat ne s'appliquent pas, sauf dérogation préalable, expresse et écrite de Doctoranytime.
1.7. Doctoranytime peut modifier les présentes Conditions Générales à tout moment. Elle notifie toute modification au Praticien par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, en indiquant les modifications apportées. Lorsqu'une modification est imposée par la loi ou par une autorité, ce délai peut être réduit dans la mesure nécessaire pour s'y conformer.
Le Praticien qui refuse une modification peut résilier le Contrat sans frais, par e-mail, jusqu'à la veille de son entrée en vigueur ou, lorsque le délai de notification a été réduit, dans les 30 jours de la notification. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours. Jusqu'à cette date, la version antérieure des Conditions Générales continue de s'appliquer au Praticien, sauf pour les modifications imposées par la loi ou par une autorité. Le prix payé pour la période en cours reste acquis à Doctoranytime.
À défaut de résiliation dans ces délais, la nouvelle version s'applique à compter de sa date d'entrée en vigueur.
1.8 Les présentes Conditions Générales sont disponibles en français et seront éventuellement traduites en néerlandais et en anglais. En cas de divergence entre les versions linguistiques, la version française des présentes Conditions Générales prévaut.
ARTICLE 2. CONCLUSION DU CONTRAT
2.1. Les devis émis par Doctoranytime sont valables 30 jours à compter de leur date d'émission. Le Contrat est conclu à la signature électronique des Conditions Particulières par le Praticien et par Doctoranytime.
2.2. La personne qui signe les Conditions Particulières au nom d'une personne morale ou d'un cabinet déclare disposer du pouvoir de l'engager.
2.3. Le Praticien communique des informations exactes et à jour sur son identité, son titre professionnel et, le cas échéant, son numéro INAMI. Doctoranytime peut vérifier ces informations, notamment au moyen des registres publics.
2.4. Doctoranytime peut refuser de signer les Conditions Particulières lorsque les informations communiquées sont incomplètes ou manifestement erronées, ou lorsque le titre professionnel du Praticien ne peut être vérifié. Elle en informe le Praticien dans les 5 jours ouvrables.
ARTICLE 3. ACTIVATION ET UTILISATION D'EBUDDY
3.1. Doctoranytime active le Compte lorsque eBuddy est mis en service et que les conditions suivantes sont réunies : la signature des Conditions Particulières, l'acceptation de l'Annexe sous-traitance par le Praticien et la communication des informations nécessaires à la configuration du Compte. Doctoranytime notifie l'activation au Praticien par e-mail ; cette notification fixe la Date d'activation.
3.2. Aucun montant n'est dû au titre de l'abonnement avant la Date d'activation, et aucune donnée patient n'est traitée dans eBuddy avant l'acceptation de l'Annexe sous-traitance par le Praticien. Si le Praticien n'accepte pas l'Annexe sous-traitance dans les 30 jours de sa communication, chaque Partie peut résilier le Contrat par e-mail, sans frais.
3.3. eBuddy est un logiciel de gestion destiné aux kinésithérapeutes, qui permet notamment la gestion de l’agenda, la tenue des dossiers patients, la gestion des prescriptions et la facturation, en ce compris la transmission électronique des données de facturation et d’attestation au moyen des services eFact, eAttest et eAgreement. eBuddy ne pose aucun diagnostic et ne constitue pas une aide à la décision clinique. Le Praticien reste seul responsable des soins qu’il prodigue, des informations qu’il encode, de la vérification des séances, de la nomenclature et des données de facturation avant leur transmission, ainsi que de la conservation de ses dossiers patients pendant la durée légale qui lui est applicable.
3.4. Doctoranytime ne peut suspendre l'accès à eBuddy que (i) en cas de défaut de paiement, dans les conditions prévues par les Conditions Particulières, ou (ii) lorsqu'une mesure urgente est nécessaire à la sécurité du service ou des données, notamment en cas d'utilisation frauduleuse d'identifiants. Dans ce dernier cas, elle en informe le Praticien sans délai et rétablit l'accès dès que la cause de la suspension a disparu.
3.5. Lorsque le Praticien dispose également d’un abonnement à la plateforme doctoranytime.be, les rendez-vous pris par ses patients sur cette plateforme sont intégrés dans l’agenda eBuddy. Lorsque la migration des données depuis le logiciel précédemment utilisé par le Praticien est prévue par les Conditions Particulières, Doctoranytime importe dans eBuddy les données que le Praticien lui communique dans un format exploitable.
3.6. Le Praticien s'engage, pour lui-même et pour les utilisateurs de son Compte, à : (i) utiliser eBuddy conformément au Contrat, à la réglementation applicable et aux règles déontologiques de sa profession ; (ii) disposer d'un équipement informatique et d'une connexion internet adaptés, selon les prérequis techniques communiqués par Doctoranytime ; (iii) créer un accès individuel pour chaque utilisateur, garder les identifiants confidentiels et informer sans délai Doctoranytime de toute perte ou utilisation non autorisée d'un identifiant ; (iv) ne pas porter atteinte à la sécurité ou au fonctionnement d'eBuddy, ni tenter d'accéder à des données qui ne le concernent pas. Le Praticien répond des actes des utilisateurs de son Compte.
ARTICLE 4. PRIX
4.1. Les prix sont ceux indiqués dans les Conditions Particulières. Ils sont exprimés hors TVA. La TVA et les autres taxes, droits et prélèvements présents ou futurs sont à charge du Praticien et exigibles en sus du prix.
4.2. Les remises commerciales, notamment les offres de lancement, s'appliquent uniquement pour la durée et aux conditions indiquées dans les Conditions Particulières. Elles ne sont pas cumulables, sauf mention contraire.
4.3. Le prix applicable aux périodes d'abonnement suivantes ne peut être modifié que selon les modalités prévues par les Conditions Particulières. Le prix d'une période d'abonnement en cours ne peut pas être modifié.
ARTICLE 5. FACTURATION ET PAIEMENT
5.1. Les paiements se font en euros. Seule Doctoranytime facture le Praticien au titre d'eBuddy.
5.2. La première facture est émise à la Date d'activation. La facturation est ensuite annuelle et payable d'avance, à chaque date anniversaire de la Date d'activation. Les factures sont adressées par voie électronique à l'adresse de facturation communiquée par le Praticien et sont payables dans le délai et selon le mode de paiement prévus par les Conditions Particulières.
5.3. Le Praticien signale toute contestation d'une facture par écrit et de manière motivée dans les 30 jours de sa réception. La contestation d'une partie de la facture ne dispense pas du paiement de la partie non contestée.
5.4. Les conséquences d'un retard de paiement, y compris les intérêts, l'indemnité forfaitaire et la suspension de l'accès, sont régies par les Conditions Particulières.
ARTICLE 6. DURÉE, RÉSILIATION ET RÉVERSIBILITÉ
6.1. La durée du Contrat et sa résiliation ordinaire sont régies par les Conditions Particulières. Le Praticien, agissant en qualité d'entreprise, ne bénéficie pas du droit de rétractation prévu par le Code de droit économique en faveur des consommateurs.
6.2. Chaque Partie peut résilier le Contrat avec effet immédiat, par écrit, si l'autre Partie commet un manquement grave auquel elle n'a pas remédié dans les 30 jours d'une mise en demeure décrivant le manquement.
Constituent notamment un manquement grave du Praticien : le défaut de paiement persistant dans les conditions prévues par les Conditions Particulières, une utilisation d'eBuddy contraire à la loi, à la déontologie ou à l'article 3.6, et la perte du droit d'exercer sa profession.
6.3. La fin du Contrat, quelle qu'en soit la cause, met fin à l'accès à eBuddy. Pendant 90 jours à compter de la fin du Contrat, le Praticien peut demander à Doctoranytime l'export de l'intégralité des Données du Praticien au format CSV ou SQL. Doctoranytime le lui transmet gratuitement par un moyen sécurisé dans les 10 jours ouvrables de la demande. Doctoranytime rappelle au Praticien, au moins 30 jours avant l'expiration de ce délai, que ses données seront supprimées.
À l'expiration de ce délai, Doctoranytime supprime les Données du Praticien et fait procéder à leur suppression par le Partenaire technologique. Les copies contenues dans les sauvegardes sont effacées à l'expiration de leur durée de conservation, soit six mois au maximum, sauf obligation légale de conservation. Doctoranytime confirme la suppression par écrit sur demande du Praticien.
Le Praticien reste seul responsable de la conservation de ses dossiers patients pendant la durée légale qui lui est applicable.
ARTICLE 7. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
7.1. Le logiciel DoctorManager sur lequel repose eBuddy, sa documentation et ses contenus restent la propriété du Partenaire technologique ou de ses concédants.
La dénomination « eBuddy », ainsi que les dénominations, logos et marques « Doctoranytime », sont la propriété exclusive de Doctoranytime et ne peuvent être utilisés sans son autorisation écrite et préalable.
7.2. Pendant la durée du Contrat, le Praticien et les utilisateurs de son Compte disposent d'un droit d'usage personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d'eBuddy, limité aux besoins de l'activité professionnelle du Praticien et au nombre d'utilisateurs souscrit. Le Praticien ne peut pas revendre, louer ou mettre eBuddy à la disposition de tiers.
7.3. Aucune disposition du Contrat ne peut être interprétée comme emportant une cession, une licence implicite ou un transfert de droits de propriété intellectuelle au profit du Praticien, au-delà du droit d'usage défini à l'article 7.2.
7.4. Le Praticien demeure seul titulaire des Données du Praticien. Doctoranytime et le Partenaire technologique ne les utilisent que pour fournir le service, conformément au Contrat et aux instructions du Praticien.
ARTICLE 8. RESPONSABILITÉ
8.1. La responsabilité de Doctoranytime envers le Praticien au titre du Contrat, y compris pour les prestations exécutées par le Partenaire technologique, est régie exclusivement par le présent article. Doctoranytime est tenue à une obligation de moyens.
8.2. Doctoranytime n'est pas responsable des dommages résultant : (i) d'une utilisation d'eBuddy non conforme au Contrat ; (ii) du contenu encodé par le Praticien ou les utilisateurs de son Compte, ou des décisions cliniques prises sur cette base ; (iii) d'une défaillance de l'équipement ou de la connexion internet du Praticien ; (iv) d’une interruption ou d’une défaillance de services tiers indépendants de Doctoranytime et du Partenaire technologique, tels que les réseaux de télécommunication, la plateforme eHealth, les services MyCareNet et les organismes assureurs, les opérateurs SMS et de messagerie, les prestataires de paiement ou les agendas externes.
8.3. Aucune des Parties n'est responsable envers l'autre des dommages indirects, tels que la perte d'exploitation, la perte de profit, la perte de chance ou la perte de clientèle.
8.4. La responsabilité totale de Doctoranytime au titre du Contrat est limitée au montant hors TVA payé par le Praticien au titre du Contrat pendant les 12 mois qui précèdent le fait générateur du dommage.
8.5. Les limitations prévues au présent article ne s'appliquent pas en cas de dol, de faute intentionnelle ou de faute grave de Doctoranytime, de ses préposés ou du Partenaire technologique, ni en cas d'atteinte à la vie ou à l'intégrité physique. Elles s'appliquent sans préjudice de l'Annexe sous-traitance et des droits que les personnes concernées tiennent du RGPD.
8.6. Le Praticien garantit Doctoranytime contre toute réclamation d'un tiers, notamment d'un patient, résultant d'un manquement du Praticien ou des utilisateurs de son Compte à leurs obligations légales ou déontologiques ou au Contrat.
ARTICLE 9. PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
9.1. Pour les données à caractère personnel traitées dans eBuddy pour le compte du Praticien, notamment les données de ses patients, le Praticien agit en qualité de responsable du traitement, Doctoranytime en qualité de sous-traitant et le Partenaire technologique en qualité de sous-traitant ultérieur. Leurs obligations respectives sont fixées dans l'Annexe sous-traitance.
9.2. Doctoranytime agit en qualité de responsable du traitement pour les données à caractère personnel du Praticien et des utilisateurs de son Compte qu'elle traite aux fins suivantes : la conclusion et l'exécution du Contrat, la facturation ainsi que la gestion de la relation client. Doctoranytime n'utilise pas les données des patients du Praticien pour ses propres finalités.
9.3. Pour plus d'informations sur ces traitements (catégories de données, durées de conservation, destinataires et modalités d'exercice des droits), le Praticien est invité à consulter la Politique de confidentialité relative à eBuddy.
ARTICLE 10. CONFIDENTIALITÉ
Chaque Partie s'engage à garder confidentielles les informations non publiques reçues de l'autre Partie dans le cadre du Contrat, à prendre les mesures appropriées pour en préserver la confidentialité, à ne les utiliser qu'aux fins de l'exécution du Contrat et à imposer la même obligation à ses préposés, mandataires et sous-traitants. Cette obligation s'applique pendant toute la durée du Contrat et pendant cinq ans après sa fin.
ARTICLE 11. FORCE MAJEURE
11.1. Aucune des Parties n'est responsable d'une inexécution causée par un événement qui échappe à son contrôle raisonnable, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du Contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées. La défaillance du Partenaire technologique ne constitue pas un cas de force majeure, sauf si elle résulte elle-même d'un tel événement.
11.2. La Partie empêchée en informe l'autre sans délai. Si l'empêchement dure plus de 30 jours, chaque Partie peut résilier le Contrat par écrit, sans indemnité ; la partie non consommée du prix payé d'avance est alors remboursée au prorata.
ARTICLE 12. IMPRÉVISION
12.1. Le Praticien reconnaît que Doctoranytime fournit eBuddy en recourant au Partenaire technologique, dont les conditions peuvent évoluer indépendamment de la volonté de Doctoranytime.
12.2. Si un changement de circonstances imprévisible lors de la conclusion du Contrat, non imputable à Doctoranytime et dont elle n'a pas assumé le risque, rend l'exécution du Contrat excessivement onéreuse pour elle, de sorte qu'on ne puisse raisonnablement l'exiger, Doctoranytime peut demander au Praticien la renégociation du Contrat, conformément à l'article 5.74 du Code civil. Elle notifie sa demande par écrit, en exposant le changement invoqué et son incidence sur l'exécution du Contrat.
12.3. Les Parties disposent de 30 jours calendrier à compter de cette notification pour renégocier de bonne foi. Pendant cette période, elles continuent d'exécuter leurs obligations. À défaut d'accord, chaque Partie peut résilier le Contrat pour l'avenir moyennant un préavis de 30 jours ; la partie non consommée du prix payé d'avance est alors remboursée au Praticien au prorata, et celui-ci conserve le droit à l'export de ses données prévu à l'article 6.3.
12.4. Le présent article ne peut être invoqué pour justifier une modification unilatérale du prix ou des conditions du Contrat en dehors de la procédure décrite ci-dessus.
ARTICLE 13. CESSION
13.1. Le Praticien ne peut céder le Contrat qu'avec l'accord écrit préalable de Doctoranytime, qui ne peut le refuser sans juste motif, notamment en cas de reprise du cabinet par un autre professionnel.
13.2. Doctoranytime peut céder le Contrat à une société qui lui est liée ou à l'acquéreur de l'activité eBuddy, moyennant information écrite du Praticien au moins 30 jours à l'avance. Le Praticien peut alors résilier le Contrat sans frais avant la date de la cession ; la partie non consommée du prix payé d'avance lui est remboursée au prorata.
ARTICLE 14. CONSERVATION, ARCHIVAGE ET PREUVE
14.1. Doctoranytime archive, sur un support fiable et durable, les Conditions Particulières signées, les factures ainsi que la version des Conditions Générales en vigueur à la date de chaque signature. Elle communique cette version au Praticien sur simple demande.
14.2. Les Parties reconnaissent la validité des signatures électroniques apposées sur les Conditions Particulières et acceptent, dans leurs relations, le principe de la preuve électronique (courrier électronique, journaux de connexion, sauvegardes).
ARTICLE 15. NULLITÉ ET RENONCIATION
15.1. Si l'une des clauses du Contrat devait être déclarée nulle ou inapplicable, les autres clauses resteraient en vigueur. Les Parties remplaceraient la clause concernée par une clause valable d'effet aussi proche que possible.
15.2. Le fait pour une Partie de ne pas exercer un droit n'emporte pas renonciation à ce droit.
ARTICLE 16. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE
16.1. Le Contrat est régi par le droit belge.
16.2. Les Parties s'efforcent de résoudre à l'amiable tout différend relatif au Contrat. À défaut d'accord dans les 30 jours de sa notification écrite, tout litige relatif à la formation, à l'exécution ou à l'interprétation du Contrat relève de la compétence exclusive des cours et tribunaux francophones de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles.